quinta-feira, 2 de junho de 2011

Começar por onde?

Quero fazer um evento, mas por onde devo começar?

Antes de organizar um evento, é necessário
 identificar em qual gênero ela se enquadra. Se ela assume o intuito empresarial, comercial ou de confraternização. 
Vamos atentar a alguns detalhes fundamentais a realização de um evento.

A meu ver a organização de um evento requer muita disciplina. Faz-se necessário saber o quanto se irá empreender e possuir habilidade para se administrar o dinheiro, ou seja, o organizador precisa controlar os gastos para não ultrapassar os limites do orçamento. 

Sem dinheiro não se faz nada! Isso já nos é sabido! Por isso realizar algo contando com a bilheteria, sem possuir um caixa supridor, caso o plano dê errado é loucura. 
Você está lendo e indignado pensa:-Ahh Daniela, não podemos entrar negativamente no projeto. Precisamos de otimismo!
Respondo: Entrar negativamente é diferente de entrar sem um PLANO B para TODOS os mínimos detalhes.
 Nesses anos que estou no meio de eventos, tenho visto muitas pessoas chegando "COM TUDO" e sumindo do mapa na mesma velocidade.. Pessoas que se aventuraram achando que tudo daria certo e que seria um sucesso de bilheteria e publico etc.. Tem gente procurando por estes até hoje!!! Uall me arrepia só de pensar!

Uma frase muito falada hoje em dia é "Sonhe Alto" e muitos se esquecem de estar acordado para a realização dos mesmos! Ou seja: Pés no chão para se correr com sobriedade atrás do que se sonha é fundamental! Não ha tempo mais de se fazer loucuras por status ou por empolgação! Esses que assim o fazem estão sujeitos a serem engolidos pelo mundo corporativo. Não deixando assim boa lembrança!
 
Vamos ao tema propriamente dito... o texto acima suponho já ser de conhecimento de todos!

-O espaço onde o evento vai decorrer é primordial. É uma das primeiras situações que surgem numa planificação de um espetáculo!
Qual o espaço onde esse evento irá decorrer? Vamos perceber que analisando mais de perto teremos um problema a vários níveis...
No processo de seleção do espaço tenham em consideração;
-quais as exigências técnicas e logísticas do espetáculo.
Vou dar um exemplo. Se o acesso a sala onde a atuação vai acontecer for um vão de escadas onde só cabe "meia” pessoa magra, preparem-se para enfrentar problemas sérios com a empresa de som e luz que lá estarão para montar a  estrutura!

Pode acontecer até de eles recusarem-se a fazer a montagem. Precisam de espaço adequado a fim de se locomoverem com segurança e liberdade. Não queremos que no dia do nosso evento a empresa da montagem se negue a fazer o trabalho, queremos?
Pois bem, atentemos então a este importantíssimo detalhe!

Para além do problema dos acessos, muitos outros pormenores merecem a nossa atenção... vamos lá?

- Há saídas de emergência? -Sim várias, mas preste atenção se as mesmas estão operacionais ok? Você pode pensar,
Isso é absurdo! Mas eu mesma já cometi esse 'FALHA' deixando de verificar esse "mero" porem importante detalhe!
Estava eu no local do evento e precisei sair rapidamente para outro ambiente e qual foi minha surpresa ao abrir
aquela porta com uma grande placa: "Saída de Emergência"? Aquele ponto de acesso havia se tornado depósito de material de construção. Imaginem a cena...não, não, melhor não imaginarem nada (rs) foi horrível!
Voltemos aos nossos detalhes.

- Há W.C no local ou será preciso alugar? Alerta! O aluguel do mesmo será relativo ao numero de pessoas que possam vir a ocupar o espaço.
Utilizar um banheiro químico já é constrangedor (pelo menos eu acho!). Ainda mais se quando saímos daquele cubículo, vemos aquela fila imensurável! Detalhe: todos necessitados da utilização emergencial do mesmo. Que vergonha!(rs). Evitemos constrangimento e coloquemos o número certo desse equipamento.

- O quadro eléctrico aguenta a potência exigida pelo material de som, luz, etc.?
Alugaremos um gerador?
- O palco tem espaço para mesa de munição? Se não for o caso, obviamente não vale a pena investir no aluguel de um sistema com mesa de frente e mesa de palco.
A atração precisa de espaço para se movimentar, mesmo que seja um acústico, se faz necessário um espaço em que o mesmo possa ficar a vontade.
Presenciei um evento onde o guitarrista toda hora colidia com o contrabaixista, estavam os dois há aproximadamente um passo de distância. Cruel!
- Um fator também deveras importante é o da segurança!
O espaço precisa de quantos homens para garantir a segurança no espetáculo? Órgãos competentes julgarão essa necessidade!
Não adianta querer economizar muito nesses pontos acima.
O que irá garantir o bom andamento do seu evento é que todos esses e muito outros detalhes caminhem como uma engrenagem tendo esta pouca chances de falha!

Crie soluções estratégicas em casos de imprevistos no evento e invista em recursos personalizados para proporcionar originalidade à festa.
 Em outra oportunidade falaremos com calma sobre as devidas licenças a serem pagas para que não corramos o risco do nosso evento ser interditado. Falaremos também sobre muitos outros detalhes que não poderemos deixar passar batido ok?

Que tudo o que fizermos, mesmo que pequeno a princípio, realizemos com excelência!

Carinhosamente

Dani Sampa Gospel
Reprodução permitida desde que citada a fonte

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